ITIN beantragen als Nicht-US-Bürger: Wann du sie brauchst und wie es geht

Die meisten deutschen LLC-Gründer beantragen eine ITIN, die sie gar nicht brauchen. Hier klären wir die häufigste Verwechslung – EIN für die Firma, ITIN für dich als Person – und zeigen genau, wann Form W-7 wirklich fällig wird.

Redaktion Einfach Gründen · 16. Juli 2026 · 9 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

  • Für die reine LLC-Gründung, die EIN und ein Konto bei Mercury oder Wise brauchst du als deutscher Gründer in der Regel keine ITIN.
  • EIN gehört der Firma (Antrag per Form SS-4), ITIN gehört dir als natürlicher Person (Antrag per Form W-7) – das ist die häufigste Verwechslung.
  • Eine ITIN wird erst nötig, wenn du selbst US-steuerpflichtig bist: eigene Form 1040-NR, ein DBA-Vorteil über W-8BEN mit TIN-Pflicht, FIRPTA oder als Partner einer US-Personengesellschaft.
  • Form W-7 muss meist an eine echte US-Steuererklärung geheftet werden – ohne Steuererklärung geht es nur über eine der IRS-Ausnahmen (Exception 1 bis 5).
  • Bearbeitung dauert laut IRS rund 7 bis 11 Wochen; eine ungenutzte ITIN verfällt nach drei aufeinanderfolgenden Jahren ohne Steuererklärung am 31. Dezember.

Nein – für die reine Gründung deiner US-LLC, die EIN-Beantragung und ein Geschäftskonto bei Mercury oder Wise brauchst du als deutscher Gründer in aller Regel keine ITIN. Eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) beantragst du nur dann, wenn du als natürliche Person eine eigene US-Steuerpflicht hast – etwa weil du eine persönliche US-Steuererklärung (Form 1040-NR) abgeben oder über die Form W-8BEN einen Vorteil aus dem Doppelbesteuerungsabkommen sichern musst und dafür eine US-Steuernummer verlangt wird. Alles Betriebliche erledigt die EIN deiner Firma.

Genau hier passiert der teuerste Anfängerfehler: Leute stellen einen W-7-Antrag, warten elf Wochen und stellen dann fest, dass sie die Nummer für ihren Anwendungsfall nie gebraucht hätten. Dieser Guide räumt die Verwechslung auf, zeigt dir die wenigen Fälle, in denen eine ITIN wirklich Pflicht wird, und führt dich sauber durch Form W-7.

Wichtig vorab: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Einordnung ist einzelfallabhängig – für deine konkrete Situation sprich mit einer auf US-Sachverhalte spezialisierten Steuerberatung.

EIN vs. ITIN: die Verwechslung, die dich Wochen kostet

Beide sind neunstellige US-Steuernummern, und genau deshalb werden sie ständig durcheinandergeworfen. Der Unterschied ist aber fundamental: Die eine gehört deiner Firma, die andere dir als Mensch.

| Merkmal | EIN | ITIN | |---|---|---| | Gehört … | der LLC (der juristischen Einheit) | dir als natürlicher Person | | Wofür | Firmen-Steuernummer: Bankkonto, Form 5472, Buchhaltung, Zahlungsdienstleister | persönliche Steuernummer, wenn du selbst US-steuerpflichtig bist | | Antrag über | Form SS-4 | Form W-7 | | Für die Kontoeröffnung nötig? | Ja | Nein | | Typische Bearbeitung | Tage bis wenige Wochen | rund 7 bis 11 Wochen | | Gebühr bei der IRS | keine | keine |

Merksatz: EIN = Firma, ITIN = Person. Wenn eine Bank, ein Zahlungsdienstleister oder deine Buchhaltung nach einer Steuernummer der LLC fragt, ist immer die EIN gemeint. Die ITIN taucht erst auf, wenn ein US-Formular ausdrücklich nach deiner persönlichen Taxpayer Identification Number fragt – und das ist bei einem einfachen, nicht in den USA tätigen Ein-Personen-Betrieb selten der Fall.

Wie du die EIN bekommst, steht ausführlich in unserem Guide zur EIN-Nummer beantragen. Hier geht es ab jetzt nur noch um die ITIN.

Brauchst du als deutscher LLC-Inhaber überhaupt eine ITIN?

Die ehrliche Antwort ist in den meisten Fällen: nein. Das Standard-Setup eines deutschen Gründers – eine Single-Member-LLC in Wyoming, New Mexico oder Florida, die als „Disregarded Entity" behandelt wird und keine Betriebsstätte, keine Angestellten und keine US-Quelleneinkünfte in den USA hat – erzeugt keine persönliche US-Einkommensteuerpflicht.

Wann du KEINE ITIN brauchst

  • LLC gründen – die Gründung selbst läuft über den Registered Agent und den Secretary of State, ohne jede persönliche Steuernummer.
  • EIN beantragen – Ausländer ohne SSN oder ITIN beantragen die EIN per Form SS-4 (per Fax/Post), das Feld für die Verantwortlichen-TIN darf „Foreign" tragen. Keine ITIN nötig.
  • Konto bei Mercury oder Wise – gefragt sind EIN, Firmenunterlagen und dein deutscher Reisepass, nicht deine persönliche US-Nummer.
  • Form 5472 + Pro-forma-1120 – die jährliche Meldepflicht der ausländisch gehaltenen Disregarded-Entity-LLC läuft über die EIN der Firma. Der Antrag verlangt keine ITIN des Eigentümers. Details dazu im Guide zur Form 5472.

Solange deine LLC also nur ein sauberes Vehikel für Online-Dienstleistungen, Software oder Beratung an Nicht-US-Kunden ist und keine US-Einkünfte im steuerlichen Sinn erzielt, bleibt die ITIN in der Schublade.

Wann du wirklich eine ITIN brauchst

Es gibt konkrete Situationen, in denen aus „nice to have" ein „muss sein" wird. Der gemeinsame Nenner: Du persönlich bekommst eine US-Steuerberührung.

  1. Du musst selbst eine US-Steuererklärung abgeben. Erzielt deine Tätigkeit „effectively connected income" aus einem US-Handelsgewerbe (etwa mit US-Betriebsstätte, Lager oder Personal), kann eine persönliche Form 1040-NR fällig werden – und die braucht deine ITIN.
  2. Du bist Partner einer US-Personengesellschaft. Bei einer Multi-Member-LLC, die als Partnership besteuert wird, behält die Gesellschaft auf den auf ausländische Partner entfallenden US-Gewinn Steuer ein. Um zu viel Einbehaltenes über eine 1040-NR zurückzuholen oder einen DBA-Satz geltend zu machen, brauchst du eine ITIN.
  3. Du willst über die W-8BEN einen DBA-Vorteil sichern, und der Zahler verlangt eine US-TIN. Bei bestimmten US-Quelleneinkünften (FDAP wie Lizenzen, Zinsen, Dividenden) kann für die reduzierte Quellensteuer nach dem Doppelbesteuerungsabkommen eine US-Steuernummer nötig sein – dazu unten mehr.
  4. Du verkaufst US-Immobilien (FIRPTA). Beim Verkauf von US-Grundbesitz wird pauschal Quellensteuer einbehalten; um die Erklärung einzureichen und zu viel Einbehaltenes zurückzufordern, ist eine ITIN erforderlich.
  5. Du wirst als Ehepartner oder Angehöriger in einer US-Erklärung geführt. Für die meisten reinen LLC-Gründer irrelevant, aber vollständigkeitshalber genannt.

Kurz: Nicht die LLC löst die ITIN aus, sondern deine persönliche Steuerberührung mit den USA.

Form W-7: die Antragsgründe im Klartext

Auf Form W-7 kreuzt du genau einen Grund an. Die IRS führt Kategorien a bis h – hier in verständlicher Übersetzung:

| Code | Antragsgrund | |---|---| | a | Nichtansässiger Ausländer, der einen Vorteil aus einem Doppelbesteuerungsabkommen geltend macht | | b | Nichtansässiger Ausländer, der eine US-Steuererklärung einreicht | | c | In den USA (nach Aufenthaltstagen) ansässiger Ausländer, der eine Steuererklärung einreicht | | d | Angehöriger (Dependent) eines US-Bürgers oder ansässigen Ausländers | | e | Ehepartner eines US-Bürgers oder ansässigen Ausländers | | f | Nichtansässiger Student, Professor oder Forscher | | g | Angehöriger oder Ehepartner eines nichtansässigen Ausländers mit US-Visum | | h | Sonstiges – hier greifen die Ausnahme-Tatbestände (Exception 1 bis 5) |

Für den typischen DACH-Gründer sind fast nur a, b und h relevant. Wählst du a oder h, musst du zusätzlich angeben, auf welches DBA und welchen Artikel du dich stützt beziehungsweise welche Ausnahme greift. Die genaue Wortwahl der aktuellen Fassung findest du in den Instructions for Form W-7.

Die zwingende Beilage: Steuererklärung ODER Ausnahme

Das ist der Punkt, an dem die meisten Anträge scheitern. Grundregel der IRS: Form W-7 wird zusammen mit einer gültigen US-Steuererklärung eingereicht. Ohne beigelegte Erklärung wird der Antrag abgelehnt – es sei denn, du fällst unter eine der fünf Ausnahmen, für die die IRS auf die Steuererklärung verzichtet und stattdessen einen Nachweis über den Steuerzweck sehen will.

| Ausnahme | Kurzbeschreibung | |---|---| | Exception 1 | Passive Einkünfte mit Quellensteuer oder DBA-Bezug – z. B. als Partner einer US-Personengesellschaft, Zinsen, Dividenden | | Exception 2 | Löhne/Gehälter, Stipendien, bestimmte Glücksspielgewinne | | Exception 3 | Hypothekenzinsen mit Drittmeldung | | Exception 4 | Veräußerung von US-Grundbesitz (FIRPTA) | | Exception 5 | Treasury Decision 9363 (Vertreter ausländischer Kapitalgesellschaften) |

Stand 2026, praktisch wichtig: Ab dem 1. Juni 2026 müssen Certifying Acceptance Agents bei Anträgen unter Exception 1(a) Partnership zusätzlich den Auszug aus dem Gesellschafts- bzw. LLC-Vertrag beilegen, der Firmenname, EIN sowie deinen Namen und deine Unterschrift als Partner zeigt und belegt, dass die Gesellschaft in den USA Geschäfte betreibt. Wer als ausländischer Partner eine ITIN über diesen Weg holt, sollte diesen Nachweis von Anfang an bereithalten.

Deine Identität nachweisen: Original an die IRS oder CAA?

Mit dem W-7 musst du Identität und ausländischen Status belegen. Der gültige Reisepass ist das einzige eigenständige Dokument – legst du ihn vor, brauchst du nichts weiter. Ohne Pass verlangt die IRS zwei Dokumente aus einer definierten Liste. Für den Nachweis gibt es drei Wege:

  1. Original oder beglaubigte Kopie an die IRS schicken. Beglaubigt heißt hier: von der ausstellenden Behörde beglaubigt – ein deutscher Notar oder das Bürgeramt reichen dafür nicht aus. Schickst du deinen Original-Pass, bist du wochenlang ohne Ausweis. Die IRS sendet Original-Dokumente laut eigener Angabe innerhalb von rund 60 Tagen an die Adresse in Zeile 2 zurück; kommt nichts an, musst du dich selbst melden. Postadresse: IRS ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342.
  2. Certifying Acceptance Agent (CAA). Ein CAA prüft deine Dokumente, beglaubigt sie und legt die Bestätigung (Form W-7 COA) bei – dein Original-Pass bleibt bei dir. Für den Hauptantragsteller kann ein CAA nahezu alle Ausweisdokumente authentifizieren (außer ausländischen Militärausweisen). CAAs gibt es auch außerhalb der USA, also in Europa erreichbar.
  3. IRS Taxpayer Assistance Center (TAC). Persönliche Prüfung vor Ort nach Termin – in der Praxis nur relevant, wenn du ohnehin in den USA bist.

Für die meisten DACH-Gründer ist der CAA der sinnvollste Weg, weil der Pass das Land nicht verlässt. Die IRS selbst erhebt für die ITIN keine Gebühr; CAAs sind private Dienstleister und berechnen ein Honorar, das je nach Anbieter variiert (Stand Juli 2026). Eine Übersicht zugelassener Stellen findest du auf der IRS-Seite zu den ITIN Acceptance Agents.

So läuft der Antrag Schritt für Schritt

  1. Steuerlichen Auslöser prüfen. Kläre zuerst ehrlich, ob du überhaupt eine persönliche US-Steuerberührung hast. Kein Auslöser – kein W-7. Im Zweifel Steuerberatung.
  2. Grund und Beilage bestimmen. Wähle den passenden Code (a–h) und entscheide: liegt eine echte US-Steuererklärung bei, oder greift eine Ausnahme (Exception 1–5)?
  3. Form W-7 ausfüllen. In der jeweils aktuellen Fassung, mit Name exakt wie im Pass, ausländischer Adresse und – bei DBA-Bezug – der Angabe von Abkommen und Artikel.
  4. Identitätsnachweis wählen. Entweder Original/behördlich beglaubigte Kopie an Austin oder – empfohlen – über einen CAA, damit dein Pass bei dir bleibt.
  5. Alles einreichen. W-7 plus Steuererklärung oder Ausnahme-Nachweis plus Identitätsdokumente bzw. CAA-Bestätigung gemeinsam abschicken.
  6. Warten und prüfen. Nach Bearbeitung kommt der ITIN-Zuteilungsbrief (CP565). Diese Nummer gilt dann für alle künftigen US-Erklärungen.

Bearbeitungszeit, Gültigkeit und Verfall

Dauer: Die IRS gibt in der Regel rund 7 Wochen an. In der Hauptsaison (15. Januar bis 30. April) oder bei Anträgen aus dem Ausland sind eher 9 bis 11 Wochen realistisch. Plane das früh ein, wenn eine Frist an der ITIN hängt.

Verfall bei Nichtnutzung: Wird eine ITIN drei aufeinanderfolgende Steuerjahre lang auf keiner US-Steuererklärung verwendet, verfällt sie am 31. Dezember des dritten Jahres. Taucht deine ITIN dagegen nur auf Informationsmeldungen wie Form 1099 auf, musst du sie nicht erneuern. Details zur Erneuerung stehen bei der IRS unter How to renew an ITIN.

W-8BEN und die DBA-Falle: oft reicht deine deutsche Steuer-ID

Ein besonders hartnäckiger Mythos: „Für die W-8BEN brauche ich zwingend eine ITIN." Das stimmt so nicht. Die Form W-8BEN kennt zwei Felder – Zeile 5 für eine US-TIN (SSN oder ITIN) und Zeile 6 für deine Foreign TIN, also deine deutsche Steuer-Identifikationsnummer. Für einen Abkommensvorteil genügt in vielen Fällen die Angabe deiner Foreign TIN in Zeile 6; eine ITIN ist dann nicht erforderlich.

Ob im Einzelfall doch eine US-TIN verlangt wird, hängt von der Einkunftsart und vom Zahlungsempfänger ab – bei bestimmten börsengehandelten Wertpapieren verzichtet die IRS ganz auf eine TIN, bei anderen Einkünften kann sie nötig werden. Die maßgeblichen Regeln stehen in den Instructions for Form W-8BEN und auf der IRS-Seite zu Tax Treaty Benefits. Wer die W-8BEN sauber ausfüllen will, findet die Details in unserem W-8BEN-Guide. Wie das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den USA grundsätzlich funktioniert, erklären wir separat unter Doppelbesteuerungsabkommen erklärt.

Fazit: erst Auslöser, dann Antrag

Die ITIN ist kein Pflichtbaustein der LLC-Gründung, sondern eine persönliche Steuernummer für einen konkreten Anlass. Prüfe in dieser Reihenfolge: Habe ich als natürliche Person eine US-Steuerberührung? Wenn nein, reicht die EIN deiner Firma, und du sparst dir Formular, Wartezeit und CAA-Honorar. Wenn ja, bestimme den richtigen W-7-Grund, klär die Beilage (Steuererklärung oder Ausnahme) und lass deine Dokumente über einen CAA authentifizieren, damit dein Pass bei dir bleibt. Und weil jede Steuerlage anders liegt: Für die verbindliche Einordnung deines Falls hol dir eine spezialisierte Steuerberatung – dieser Artikel ist ein Wegweiser, keine Beratung.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich als deutscher LLC-Inhaber eine ITIN, um ein Konto bei Mercury oder Wise zu eröffnen?
Nein. Mercury und Wise verlangen die EIN deiner LLC und deinen ausländischen Ausweis, nicht deine persönliche US-Steuernummer. Die ITIN spielt bei der Kontoeröffnung keine Rolle. Sie wird erst relevant, wenn du selbst eine US-Steuererklärung abgeben musst.
Was ist der Unterschied zwischen EIN und ITIN?
Die EIN (Employer Identification Number) ist die Steuernummer deiner Firma und wird per Form SS-4 beantragt. Die ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) ist deine persönliche Steuernummer als natürliche Person und wird per Form W-7 beantragt. EIN gehört der LLC, ITIN gehört dir.
Wie lange dauert die ITIN-Bearbeitung?
Die IRS gibt rund 7 Wochen an, in der Hauptsaison (15. Januar bis 30. April) oder bei Anträgen aus dem Ausland eher 9 bis 11 Wochen. Original-Dokumente wie den Reisepass schickt die IRS laut eigener Angabe innerhalb von etwa 60 Tagen zurück.
Muss ich meinen Original-Reisepass an die IRS schicken?
Nicht zwingend. Du kannst entweder das Original oder eine von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopie senden – oder einen Certifying Acceptance Agent (CAA) beauftragen, der deinen Pass prüft und die beglaubigte Bestätigung (Form W-7 COA) beilegt, sodass dein Original bei dir bleibt.
Verfällt eine ITIN, wenn ich sie nicht nutze?
Ja. Wird eine ITIN drei aufeinanderfolgende Steuerjahre lang auf keiner US-Steuererklärung verwendet, verfällt sie am 31. Dezember des dritten Jahres. Erscheint sie nur auf Informationsmeldungen wie Form 1099, musst du sie nicht erneuern.
Reicht für einen DBA-Vorteil auf der W-8BEN meine deutsche Steuernummer?
In vielen Fällen ja. Auf der Form W-8BEN kannst du in Zeile 6 deine Foreign TIN – also deine deutsche Steuer-Identifikationsnummer – angeben, statt in Zeile 5 eine ITIN. Ob eine US-TIN zwingend ist, hängt von der Einkunftsart und dem Zahlungsempfänger ab. Das ist keine Steuerberatung.