Deine LLC steht: Articles of Organization durch, Registered Agent eingerichtet, Operating Agreement unterschrieben. Und dann kommt der Schritt, an dem die meisten deutschen Gründer hängenbleiben – die US-Steuernummer beantragen. Offiziell heißt sie EIN, Employer Identification Number. Die meisten suchen aber nach "US-Steuernummer beantragen", weil drei Buchstaben nach nichts klingen. Gemeint ist dasselbe.
Vorweg das Wichtigste, weil es dich sofort vor Abzocke schützt: Die EIN ist beim IRS kostenlos. Der IRS schreibt das wörtlich auf seine eigene Seite – Vorsicht vor Websites, die für eine EIN Gebühren verlangen, du musst dafür nie zahlen. Wenn dir also jemand 300 Dollar für "die Beantragung deiner Steuernummer" in Rechnung stellt, verkauft er dir Bequemlichkeit, nicht Zugang. Das kann in Ordnung sein. Aber du solltest wissen, wofür du zahlst.
Was die EIN ist – und was sie nicht ist
Die EIN ist eine 9-stellige Nummer im Format XX-XXXXXXX, die der IRS an Unternehmen vergibt. Sie identifiziert deine LLC gegenüber der US-Steuerbehörde – ungefähr das, was in Deutschland die Steuernummer fürs Unternehmen macht.
Du brauchst sie für praktisch alles Operative: US-Geschäftskonto, Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal, Amazon-Seller-Account, Verträge mit US-Kunden, das Einstellen von Mitarbeitern oder Contractors – und für die jährlichen Meldepflichten beim IRS. Ohne EIN existiert deine LLC auf dem Papier, aber sie kann nichts.
Was die EIN ausdrücklich nicht ist: keine Aufenthaltserlaubnis, keine persönliche Steuernummer und schon gar kein Instrument, um dich vor Behörden unsichtbar zu machen. Eine LLC hat eine eigene Firmenidentität – du persönlich bleibst gegenüber dem deutschen Finanzamt genau so sichtbar wie vorher. Wer in Deutschland wohnt, bleibt hier steuerpflichtig; das ändert keine US-Nummer. Was das konkret bedeutet, steht in unserem Beitrag dazu, wie du eine US-LLC mit Wohnsitz in Deutschland legal betreibst.
EIN, ITIN oder SSN – wer braucht was?
Diese drei Nummern werden ständig verwechselt. Der Unterschied ist simpel:
| Nummer | Für wen | Wofür | Antrag über | |---|---|---|---| | EIN | Unternehmen (deine LLC) | Steuer-ID der Firma, Bankkonto, Meldepflichten | Formular SS-4 | | ITIN | Privatpersonen ohne Anspruch auf SSN | persönliche US-Steuerpflicht, z. B. eigene Steuererklärung | Formular W-7 | | SSN | US-Bürger und Personen mit Arbeitserlaubnis | Sozialversicherung, Beschäftigung, Steuern | Social Security Administration |
Für die LLC selbst brauchst du die EIN – und nur die. Eine ITIN ist ein separates Thema: Der IRS vergibt sie an Personen, die einen steuerlichen Grund in den USA haben, aber keinen Anspruch auf eine SSN. Sie berechtigt ausdrücklich nicht zum Arbeiten in den USA und begründet keine Sozialversicherungsansprüche. Beantragt wird sie per Formular W-7; der IRS nennt als Bearbeitungszeit rund 7 Wochen, in der Hauptsaison zwischen 15. Januar und 30. April eher 9 bis 11 Wochen.
Wichtig: Du brauchst keine ITIN, um eine EIN zu bekommen. Das ist einer der teuersten Irrtümer im Netz, weil er Gründer monatelang blockiert.
Die drei Wege zur EIN für Nicht-US-Personen
Der Online-Antrag beim IRS ist der bekannteste Weg – und für die meisten deutschen Gründer der falsche. Er setzt voraus, dass der Hauptgeschäftssitz in den USA oder einem US-Territorium liegt und dass die verantwortliche Person eine SSN oder ITIN hat. Fehlt eines davon, bricht das Tool ab. Der National Taxpayer Advocate hält genau das fest: Antragsteller außerhalb der USA können das Online-System gar nicht nutzen.
Dafür hast du drei andere Wege – und der schnellste ist ausgerechnet der, den kaum jemand kennt.
| Weg | Kontakt | Dauer laut IRS | |---|---|---| | Telefon (nur internationale Antragsteller) | +1 267-941-1099, Mo–Fr 6:00–23:00 Uhr ET, keine gebührenfreie Nummer | EIN direkt im Gespräch | | Fax | 855-215-1627 (aus den USA) oder +1 304-707-9471 (aus dem Ausland) | in der Regel innerhalb von 4 Werktagen | | Post | Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999 | rund 4 Wochen |
Der Telefonweg ist ein echtes Privileg für Nicht-Amerikaner: Nur internationale Antragsteller dürfen die EIN telefonisch beantragen. Du füllst das SS-4 vorher komplett aus, rufst an, gehst es mit dem IRS-Mitarbeiter Zeile für Zeile durch und bekommst die Nummer am Ende des Telefonats. Zwei Bedingungen: Du musst berechtigt sein, die EIN entgegenzunehmen, und du musst die Fragen zum Formular beantworten können. Auf Englisch. Zeitverschiebung einplanen – 6:00 Uhr ET sind 12:00 Uhr in Deutschland.
Beim Fax gilt eine Kleinigkeit, die viele übersehen: Gib deine eigene Faxnummer im Formular an, damit der IRS dir die EIN zurückfaxen kann. Ohne Rückfaxnummer wartest du auf Post.
Und eine Regel gilt für alle Wege: Der IRS vergibt eine EIN pro verantwortlicher Person pro Tag. Wenn du mehrere Gesellschaften aufsetzt, brauchst du mehrere Tage.
Formular SS-4: die Zeilen, an denen es wirklich hängt
Das SS-4 ist eine Seite lang. Trotzdem scheitern Anträge fast immer an denselben Feldern.
Line 1 – Legal name: Der exakte Name der LLC, wie er beim Secretary of State eingetragen ist. Kein "LLC" weglassen, keine Abkürzung, kein Tippfehler. Weicht der Name ab, gibt es später Ärger bei der Kontoeröffnung.
Line 2 – Trade name: Nur wenn du unter einem abweichenden Namen auftrittst (DBA).
Line 3: Kein Feld für dich als Inhaber. Hier gehört ein "care of"-Name hin – also Treuhänder, Nachlassverwalter oder eine benannte Person, die Steuerpost empfangen soll.
Lines 4a/4b – Mailing address: Die Adresse, an die der IRS schreibt. Bei einer Auslandsadresse verlangt der IRS Stadt, Provinz oder Bundesland, Postleitzahl und den Ländernamen – ausgeschrieben, ohne Abkürzungen. "DE" statt "Germany" ist ein klassischer Rückläufer.
Lines 5a/5b – Street address: Nur nötig, wenn die physische Adresse von der Postadresse abweicht. Kein Postfach.
Line 7a – Responsible party: Dein voller Name als natürliche Person. Der IRS definiert die verantwortliche Person als jemanden, der das Unternehmen besitzt oder tatsächlich kontrolliert und über die Mittel verfügt. Eine Firma darf hier nicht stehen. Ein Nominee – jemand mit befristeter Vollmacht während der Gründung – ebenfalls nicht; der IRS warnt ausdrücklich, dass ein eingetragener Nominee deine Daten an Unbefugte offenlegen kann.
Line 7b – SSN/ITIN/EIN: Hast du weder SSN noch ITIN und bist auch nicht berechtigt, eine zu bekommen, trägst du hier "foreign" oder "N/A" ein. Der IRS sagt klar: Ein Eintrag ist Pflicht. Leer lassen ist einer der häufigsten Ablehnungsgründe.
Lines 8a–8c: LLC mit "Yes" bestätigen, in 8b die Anzahl der Members eintragen. Bei einer Single-Member LLC also 1.
Line 9a – Type of entity: Hier wird es speziell. Für eine Single-Member LLC, die als disregarded entity behandelt wird und einem ausländischen Eigentümer gehört, sagt die IRS-Anleitung: "Other" ankreuzen und "Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472" hineinschreiben. Genau diese Zeile fehlt in den meisten Blog-Anleitungen – und sie bestimmt, wie der IRS deine Firma führt.
Line 10 – Reason for applying: Genau ein Kreuz. Kein "N/A", keine zwei Kreuze. Eine Auswahl ist zwingend.
Line 11: Datum, an dem du das Geschäft in den USA begonnen oder übernommen hast.
Line 16: Hauptgeschäftstätigkeit – auch hier musst du ein Kästchen ankreuzen.
Line 18: Gab es für dieselbe Einheit schon einmal eine EIN? Ehrlich beantworten.
Wenn ein Dritter für dich anrufen oder faxen soll, brauchst du den Abschnitt "Third Party Designee". Diese Vollmacht endet automatisch, sobald die EIN vergeben und übergeben ist – sie ist kein Dauermandat.
Warum Anträge scheitern
Die häufigsten Gründe sind unspektakulär: Line 7b leer gelassen. Line 10 oder 16 ohne Kreuz. Firmenname weicht vom Eintrag beim Secretary of State ab. Auslandsadresse abgekürzt. Keine Unterschrift. Antrag gestellt, bevor die LLC überhaupt registriert war.
Dazu kommen Reibungen, die nicht dein Fehler sind. Der National Taxpayer Advocate beschreibt Namens- und Nummern-Abgleiche, die Anträge stoppen, obwohl die Daten stimmen, sowie manuelle Bearbeitungsstaus, die Gründer operativ blockieren. Heißt praktisch: Plane Puffer ein und beantrage die EIN direkt nach der Registrierung deiner Gesellschaft, nicht erst, wenn der erste Kunde zahlen will. Die Reihenfolge der Gründungsschritte haben wir in der Anleitung zur US-LLC-Gründung aufgeschlüsselt.
Bestätigung, Verlust und Ersatz
Nach erfolgreicher Vergabe bestätigt der IRS die Nummer mit der Notice CP 575. Diese Bestätigung ist digital über das Business Tax Account verfügbar und ersetzt dort sowohl die klassische CP575-Serie als auch den Letter 147C. Wichtig für alle, die online beantragen konnten: Bestätigung sofort herunterladen. Wer das versäumt, muss laut IRS einen Monat warten, bevor er einen 147C anfordern kann.
Ist das Dokument weg, bekommst du den Letter 147C über die IRS Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933. Banken akzeptieren ihn als Nachweis.
Was nach der EIN kommt
Mit der EIN wird deine LLC handlungsfähig. In der Praxis in dieser Reihenfolge:
Konto eröffnen. Neobanken wie Mercury oder Relay arbeiten routiniert mit ausländischen LLC-Inhabern; klassische US-Banken verlangen oft physische Präsenz. Welche Unterlagen du brauchst und woran Anträge scheitern, steht im Beitrag zum US-Bankkonto als Deutscher.
Meldepflichten klären. Und zwar früh. Eine US-Disregarded-Entity, die vollständig einer ausländischen Person gehört, wird für diese Zwecke wie eine Kapitalgesellschaft behandelt und muss ein Pro-forma-Formular 1120 mit angehängtem Formular 5472 einreichen – auch ohne Gewinn. Ohne EIN geht das gar nicht, denn zum Einreichen des 5472 braucht die Einheit zwingend eine EIN. Die Strafe bei Nichtabgabe beträgt 25.000 US-Dollar. Wie das Formular auszufüllen ist, zeigt unsere Anleitung zum Formular 5472.
Buchhaltung und Beratung aufsetzen. Spätestens wenn Umsätze laufen, brauchst du jemanden, der beide Seiten kennt – US-Pflichten und deutsche Steuerpflicht. Worauf du dabei achten solltest, steht unter Steuerberater für die US-LLC finden.
Die EIN ist kein Hexenwerk und kostet dich beim IRS keinen Cent. Was sie kostet, ist Sorgfalt beim Ausfüllen und Geduld beim Warten. Beides ist billiger als ein Antrag, der nach vier Wochen zurückkommt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. Angaben zu Formularen, Fristen und Kontaktwegen beruhen auf den öffentlich verfügbaren IRS-Informationen zum Stand Juli 2026; IRS-Prozesse ändern sich regelmäßig. Prüfe Fax- und Telefonnummern vor dem Absenden auf irs.gov.