Katrin hat ihre Wyoming LLC gegründet. Die Articles of Organization hat sie in drei Tagen bekommen. Das Operating Agreement hat sie selbst verfasst. Der Registered Agent war eingerichtet. Und dann stand sie vor dem nächsten Schritt: der EIN.
"Wie schwer kann es sein, eine Steuernummer zu beantragen?" hat sie gedacht. Die Antwort: überraschend schwer – wenn du kein Amerikaner bist.
Was die EIN ist und warum du sie brauchst
Die EIN – Employer Identification Number – ist eine 9-stellige Nummer, die der IRS (Internal Revenue Service) an Unternehmen vergibt. Sie ist das amerikanische Äquivalent zur deutschen Steuernummer für Firmen. Das Format: XX-XXXXXXX (zwei Ziffern, Bindestrich, sieben Ziffern).
Du brauchst die EIN für praktisch alles, was mit deiner LLC zu tun hat: Eröffnung eines US-Bankkontos (Mercury, Relay, Chase, Bank of America), Steuererklärung (auch wenn du keine US-Steuern zahlst), Beantragung von Zahlungsdienstleistern (Stripe, PayPal, Square), Einstellung von Mitarbeitern oder Contractors in den USA, Eröffnung eines Amazon Seller Accounts, und Abschluss von Verträgen mit US-Unternehmen.
Ohne EIN ist deine LLC eine leere Hülle. Du kannst sie gegründet haben – aber operativ ist sie tot.
Der Weg zur EIN: Mit SSN
Wenn du eine SSN (Social Security Number) hast – weil du in den USA gelebt oder gearbeitet hast – ist die Sache einfach:
Geh auf die IRS-Website (irs.gov), klick auf "Apply for an EIN Online," füll das Formular aus (dauert 10-15 Minuten), und du bekommst deine EIN sofort auf dem Bildschirm angezeigt. Drucken, fertig.
Die Online-Beantragung ist von Montag bis Freitag verfügbar, 7 AM bis 10 PM Eastern Time. Ja, der IRS hat Öffnungszeiten für seine Website. Willkommen in Amerika.
Der Weg zur EIN: Ohne SSN
Hier wird es interessant. Die meisten deutschen Gründer haben keine SSN. Und ohne SSN funktioniert die Online-Beantragung nicht. Du brauchst das Papierformular SS-4.
Schritt 1: Formular SS-4 ausfüllen
Das Formular SS-4 ("Application for Employer Identification Number") hat eine Seite. Klingt harmlos. Ist es auch – wenn du weißt, was in welches Feld gehört.
Line 1 (Legal Name): Der exakte Name deiner LLC, wie er in den Articles of Organization steht. Nicht abkürzen, nicht verändern.
Line 2 (Trade Name): Nur ausfüllen, wenn du unter einem anderen Namen geschäftlich tätig bist (DBA – Doing Business As).
Line 3 (Responsible Party): Dein Name. Nicht der Name der LLC, nicht der Name des Registered Agent. Die "Responsible Party" muss eine natürliche Person sein, die die Firma kontrolliert.
Line 4 (Mailing Address): Die Adresse, an die der IRS die EIN-Bestätigung schickt. Das kann die Adresse deines Registered Agent sein.
Line 7a (SSN/ITIN): Hier trägst du "Foreign" ein, wenn du weder SSN noch ITIN hast.
Line 9a (Type of Entity): "Limited Liability Company" ankreuzen.
Line 9b (Number of Members): Anzahl der Gesellschafter. Bei einer Single-Member LLC: "1".
Line 10 (Reason for Applying): "Started new business" ankreuzen.
Schritt 2: Absenden per Fax
Fax. Ja, Fax. Im Jahr 2026. Der IRS akzeptiert das Formular SS-4 per Fax an die Nummer (855) 641-6935 (für Antragsteller ohne US-Adresse).
Per Post geht es auch: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Aber per Post dauert es doppelt so lange.
Schritt 3: Warten
Per Fax: 4-6 Wochen. Per Post: 6-8 Wochen. Der IRS schickt die EIN an die Adresse, die du in Line 4 angegeben hast. Per Brief. Nicht per E-Mail.
Katrin hat per Fax geschickt und nach fünf Wochen ihren Brief bekommen. In einem weißen Umschlag, ohne besondere Kennzeichnung. Hätte ihr Registered Agent nicht aufgepasst, wäre der Brief untergegangen.
Der Dienstleister-Weg
Wenn dir Faxen und Warten zu analog ist: Es gibt Dienstleister, die die EIN-Beantragung übernehmen. Die bekanntesten sind die gleichen, die auch die LLC-Gründung anbieten. Kosten: 50-150 USD.
Der Vorteil: Der Dienstleister kennt das Formular, macht keine Fehler, und kann den IRS telefonisch kontaktieren, um den Prozess zu beschleunigen. Manche Dienstleister schaffen die EIN in 1-2 Wochen statt 4-6.
Katrin würde rückblickend den Dienstleister-Weg wählen. Die 100 USD Aufpreis hätten ihr fünf Wochen Wartezeit und einen Fax-Dienstleister gespart.
Nach der EIN: Was als nächstes kommt
Mit der EIN in der Hand kannst du jetzt operativ werden. Die typische Reihenfolge: US-Bankkonto eröffnen (Mercury ist die populärste Wahl für Nicht-Amerikaner), Stripe oder PayPal Business einrichten, ein Buchhaltungssystem aufsetzen (Xero oder QuickBooks Online), und – falls nötig – einen US-Steuerberater (CPA) für die jährliche Steuererklärung engagieren.
Die EIN ist der Schlüssel. Ohne sie bleibt die Tür zu.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung. IRS-Prozesse können sich jederzeit ändern. Stand: Februar 2026.