Rechnungen als US-LLC: die Kurzantwort
Als Inhaber einer US-LLC stellst du Rechnungen im Namen der Gesellschaft aus — nicht als Privatperson. In den USA gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Rechnungsformat wie den deutschen § 14 UStG, aber steuerlich und für deine Buchhaltung brauchst du bestimmte Angaben zwingend. Entscheidend ist: Ob du Umsatzsteuer ausweist, hängt nicht von der LLC ab, sondern davon, wo dein Kunde sitzt und was du verkaufst. Dieser Artikel zeigt dir die Pflichtangaben, das Reverse-Charge-Handling bei EU-Kunden, wann US-Sales-Tax greift und welche Fehler dich bares Geld kosten.
Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Deine konkrete Situation — vor allem bei Wohnsitz in Deutschland — gehört in die Hände eines auf US-Sachverhalte spezialisierten Steuerberaters.
Im Namen der LLC, nicht als Privatperson
Der wichtigste Grundsatz zuerst: Sobald du eine LLC gegründet hast, tritt die Gesellschaft als Vertragspartner und Rechnungssteller auf, nicht du persönlich. Auf der Rechnung steht der volle Firmenname inklusive Rechtsformzusatz, also zum Beispiel "Smith Digital Ventures LLC". Dein eigener Name taucht höchstens als handelnde Person auf ("Managing Member"), nie als Rechnungsabsender.
Das ist kein Formalismus. Die saubere Trennung zwischen dir und der LLC ist die Grundlage der Haftungsbeschränkung. Wer Rechnungen mal privat, mal über die LLC stellt, das Geschäftskonto mit privaten Ausgaben mischt und keine klare Linie zieht, riskiert im Streitfall den sogenannten "Piercing the Corporate Veil" — den Durchgriff auf das Privatvermögen. Konsistente Rechnungen im LLC-Namen sind der erste Baustein dieser Trennung.
Pflichtangaben auf einer US-LLC-Rechnung
In den USA schreibt kein Bundesgesetz vor, wie eine Rechnung aussehen muss — anders als in Deutschland, wo § 14 UStG einen festen Pflichtkatalog kennt. Trotzdem brauchst du bestimmte Angaben, damit deine Buchhaltung sauber ist, dein Kunde zahlen kann und du bei einer Prüfung nachweisen kannst, was gelaufen ist.
| Angabe | Warum sie draufgehört | |---|---| | Voller LLC-Name mit Zusatz "LLC" | Weist die Gesellschaft als Rechnungssteller aus | | Geschäftsadresse (auch Registered-Agent-Adresse möglich) | Identifikation, Zustellbarkeit | | EIN (Employer Identification Number) | Optional, wirkt professionell, ersetzt die private SSN | | Kundenname und -adresse | Zuordnung, bei B2B fürs Reverse Charge nötig | | Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer | Lückenlose Nachvollziehbarkeit | | Rechnungsdatum und Leistungsdatum | Periodenzuordnung | | Klare Leistungsbeschreibung | Was wurde geliefert, in welcher Menge, zu welchem Preis | | Betrag und Währung (meist USD) | Eindeutigkeit bei internationalen Zahlungen | | Zahlungsfrist und Zahlungsweg | Steuert dein Cashflow |
Die EIN musst du rechtlich nicht auf jede Rechnung setzen. In den USA wird die Steuernummer im Verhältnis Auftraggeber/Auftragnehmer üblicherweise über das Formular W-9 ausgetauscht, nicht über die Rechnung. Viele Solo-Gründer setzen die EIN trotzdem drauf — sie wirkt seriöser und du vermeidest, deine private Social Security Number herumzuschicken. Deine SSN gehört nie auf eine Rechnung.
Zur Rechnungsnummer: Halte eine fortlaufende Systematik ein, zum Beispiel im Format JJJJ-MMTT-001. Lücken oder doppelte Nummern sind ein Klassiker bei Prüfungen. Eine saubere Nummernkreis-Logik erleichtert dir später auch die Dokumentation für Form 5472 (dazu unten mehr).
Sales Tax: Wann deine LLC US-Umsatzsteuer ausweisen muss
Die USA haben keine bundesweite Mehrwertsteuer. Stattdessen erheben die einzelnen Bundesstaaten eine Sales Tax — und ob du sie ausweisen musst, hängt vom sogenannten Nexus ab, also einer steuerlichen Anknüpfung an einen Staat.
Seit der Grundsatzentscheidung "South Dakota v. Wayfair" gilt der Economic Nexus: Auch ohne physische Präsenz kannst du in einem Staat sales-tax-pflichtig werden, wenn du dort eine Umsatzschwelle überschreitest. Stand Juli 2026 nutzen die meisten Staaten eine Schwelle von 100.000 USD Jahresumsatz (in einem Teil der Staaten alternativ 200 Transaktionen) pro Bundesstaat; einzelne Staaten liegen bei 250.000 oder 500.000 USD. Fünf Staaten erheben gar keine landesweite (einzelstaatliche) Sales Tax (Merkhilfe "NOMAD": New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska, Delaware) — wobei Alaska lokale Steuern kennt.
Für viele DACH-Gründer mit reiner Dienstleistungs-LLC (Beratung, Software, Freelancing) ist die praktische Antwort: In den meisten Staaten sind klassische Dienstleistungen sales-tax-frei, und die Schwellen erreichst du am Anfang ohnehin nicht. Aber Vorsicht — die Lage verschiebt sich: SaaS, digitale Downloads und einzelne Beratungsleistungen werden in immer mehr Staaten steuerpflichtig. Wenn du physische Waren an US-Endkunden verkaufst, wird das Thema sofort relevant.
Merke: Ohne Nexus weist du keine Sales Tax aus. Mit Nexus musst du dich im jeweiligen Staat registrieren, die Steuer erheben, abführen und auf der Rechnung separat ausweisen. Das prüfst du staatenweise, nicht pauschal.
Rechnungen an EU-Kunden: Reverse Charge im B2B
Der häufigste Fall bei DACH-Gründern: Deine US-LLC erbringt eine Dienstleistung für ein Unternehmen in Deutschland oder der EU. Hier greift bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen das Reverse-Charge-Verfahren — die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über.
Reverse Charge greift typischerweise, wenn:
- Dein Kunde ist Unternehmer (er hat eine USt-IdNr.).
- Es handelt sich um eine sonstige Leistung, deren Leistungsort am Sitz des Empfängers liegt (B2B-Grundregel) — etwa Beratung, IT, elektronische Dienstleistungen.
- Du als US-LLC bist im Drittland ansässig, dein Kunde in der EU.
Was auf die Rechnung muss:
- Kein Umsatzsteuerausweis (kein VAT-Betrag).
- Der ausdrückliche Hinweis, dass die Steuerschuld übergeht. Die im deutschen Recht (§ 14a UStG) geforderte Formulierung lautet "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"; im internationalen Kontext ist auch "Reverse charge" zulässig.
- Die USt-IdNr. deines Kunden — dringend empfohlen, weil sie den Unternehmerstatus belegt.
Auch die deutsche Finanzverwaltung bestätigt: Wenn ein Drittlands-Anbieter (deine US-LLC) an ein deutsches Unternehmen leistet, stellt er ohne Umsatzsteuer in Rechnung und verweist auf das Reverse-Charge-Verfahren. Dein deutscher Kunde führt die Umsatzsteuer dann selbst in Deutschland ab und zieht sie in der Regel im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab — für ihn ein Nullsummenspiel, für dich eine korrekte Rechnung.
Verkäufe an EU-Privatkunden: die OSS-Falle
Sobald deine Kunden Privatpersonen in der EU sind (B2C), kippt die Logik. Bei digitalen Dienstleistungen — offiziell TBE-Leistungen: Telekommunikation, Rundfunk, elektronisch erbrachte Leistungen wie Software-Downloads, E-Books, Streaming oder kostenpflichtige Webinare — liegt der Leistungsort am Wohnsitz des Kunden. Das heißt: Du müsstest theoretisch in jedem EU-Land die dortige Mehrwertsteuer berechnen und abführen.
Genau dafür gibt es den One-Stop-Shop (OSS) — eine einzige Registrierung, über die du die EU-weit fällige Umsatzsteuer zentral meldest. Hier steckt aber der Denkfehler, den viele machen:
Die vielzitierte 10.000-Euro-Schwelle gilt NUR für EU-ansässige Unternehmen. Als US-LLC bist du ein Nicht-EU-Anbieter — für dich existiert diese Bagatellgrenze nicht. Du bist grundsätzlich ab dem ersten Euro verpflichtet, dich für den Non-Union-OSS zu registrieren, sobald du digitale Dienstleistungen an EU-Privatkunden verkaufst. Als Nicht-EU-Anbieter darfst du dir ein beliebiges EU-Mitgliedsland als Registrierungsstaat für das OSS-Verfahren aussuchen.
Das ist einer der unterschätzten Punkte bei der US-LLC: Sie befreit dich nicht von EU-Umsatzsteuerpflichten, wenn du an europäische Endkunden verkaufst. Wer hier "steuerfrei über die USA" verspricht, erzählt nur die halbe Wahrheit. Verkaufst du dagegen nur B2B mit Reverse Charge, ist das Thema für dich meist entschärft.
1099-NEC: Wenn deine LLC selbst Dienstleister bezahlt
Rechnungen schreiben ist die eine Seite — Rechnungen bezahlen die andere. Sobald deine US-LLC im Rahmen ihres Geschäftsbetriebs US-Auftragnehmer (Freelancer, Contractor) bezahlt, kann eine Meldepflicht entstehen.
Die Regel: Zahlt deine LLC einem nicht-angestellten US-Dienstleister im Kalenderjahr 2.000 USD oder mehr für Leistungen, musst du ein Form 1099-NEC ausstellen — für den Empfänger und für die IRS, jeweils bis zum 31. Januar des Folgejahres. Diese Schwelle gilt für Zahlungen ab 2026: Der One Big Beautiful Bill Act (unterzeichnet im Juli 2025) hat sie von zuvor 600 USD angehoben, ab 2027 wird sie zusätzlich inflationsangepasst. Für das Steuerjahr 2025 galt noch die alte 600-USD-Grenze — das entsprechende Form 1099-NEC war bis zum 31. Januar 2026 fällig. Der Schwellenwert bezieht sich jeweils auf die Summe des Jahres, nicht auf einzelne Rechnungen.
Zwei Punkte, die oft untergehen:
- Ob die LLC selbst ein 1099 erhält, hängt von ihrer Steuerklassifizierung ab. Als disregarded entity oder Partnership klassifizierte LLCs bekommen 1099-NEC; als Corporation (C- oder S-Corp) besteuerte in der Regel nicht.
- Zahlungen an nicht-US-Personen laufen über einen anderen Formularpfad (typischerweise W-8BEN statt W-9 und ggf. Form 1042-S) — hier gehört ein Steuerberater an den Tisch.
Details zur Meldepflicht findest du direkt bei der IRS zu Zahlungen an Independent Contractors.
Warum saubere Rechnungen für deine US-Pflichten überlebenswichtig sind
Deine Rechnungen sind die Rohdaten für deine jährliche US-Meldung. Für eine ausländisch gehaltene Single-Member-LLC (foreign-owned disregarded entity) ist das zentrale Dokument Form 5472, zusammen mit einem pro-forma Form 1120.
Diese Pflicht besteht auch ohne Gewinn und ohne US-Steuerlast, sobald "reportable transactions" zwischen dir und der LLC stattgefunden haben — und schon eine Einzahlung aufs Firmenkonto oder eine Entnahme zählt dazu. Die harten Fakten (Stand Juli 2026):
- Frist: 15. April 2026 für das Steuerjahr 2025; per Form 7004 verlängerbar bis 15. Oktober 2026.
- Umfang: Auf dem pro-forma 1120 werden nur Name, Adresse und die Felder B und E ausgefüllt — die Details stehen im Form 5472.
- Strafe: mindestens 25.000 USD pro nicht oder unvollständig eingereichtem Form 5472 (IRC § 6038A). Reichst du das 5472 ohne das begleitende 1120 ein (oder umgekehrt), wertet die IRS das als Nichtabgabe — die Strafe greift trotzdem.
Ohne saubere, nummerierte Rechnungen kannst du die reportable transactions nicht belegen. Deshalb ist die Rechnungsdisziplin kein Buchhalter-Luxus, sondern deine Absicherung gegen eine fünfstellige Strafe. Die offiziellen Vorgaben stehen bei der IRS: About Form 5472 und die Instructions for Form 5472.
Eine gute Nachricht am Rande: Das FinCEN-Meldethema zur wirtschaftlich Berechtigten (Beneficial Ownership Information, BOI) ist für US-gegründete Firmen entschärft. Seit der Interim Final Rule vom 26. März 2025 sind alle in den USA gegründeten Gesellschaften und ihre US-nahen wirtschaftlich Berechtigten von der BOI-Meldung ausgenommen — meldepflichtig sind nur noch ausländisch gegründete, in den USA registrierte "foreign reporting companies". Deine in den USA gegründete LLC muss also aktuell keinen BOI-Report abgeben. Den Stand prüfst du direkt bei FinCEN.gov/boi.
Der deutsche Blick: Wohnsitz schlägt Firmensitz
Der Punkt, an dem die meisten "LLC = steuerfrei"-Versprechen zerbrechen: Wenn du deinen Wohnsitz in Deutschland hast, giltst du hier als unbeschränkt steuerpflichtig — mit deinem Welteinkommen. Der US-Firmensitz ändert daran nichts.
Kommt hinzu: Wird die LLC faktisch von deinem Schreibtisch in Deutschland aus geleitet, kann sich die Geschäftsleitung und damit eine steuerliche Anknüpfung nach Deutschland verlagern — im schlimmsten Fall wird die LLC "doppelt ansässig". Deutschland ordnet die LLC außerdem oft als transparent (wie eine Personengesellschaft) ein, sodass die Gewinne direkt dir zugerechnet und mit deiner Einkommensteuer erfasst werden. Die US-Einordnung als disregarded entity ist für das deutsche Finanzamt nicht bindend.
Für deine Rechnungen heißt das: Sie sind nicht nur US-Belege, sondern auch Grundlage deiner deutschen Gewinnermittlung. Saubere, vollständige, im LLC-Namen ausgestellte Rechnungen brauchst du also doppelt — für die IRS und für dein deutsches Finanzamt. Wer hier schludert, bekommt bei zwei Behörden gleichzeitig Ärger.
Die häufigsten Fehler aus der Praxis
- Rechnung im eigenen Namen statt im LLC-Namen — untergräbt die Haftungstrennung.
- Umsatzsteuer bei EU-B2B-Kunden ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt — der Kunde verweigert oder zahlt doppelt.
- Reverse-Charge-Hinweis vergessen — die Rechnung ist formell unvollständig.
- Angenommen, die 10.000-Euro-OSS-Schwelle gelte auch für die US-LLC — sie gilt nur für EU-Anbieter.
- Rechnungsnummern mit Lücken oder Dubletten — Problem bei Form 5472 und jeder Prüfung.
- Firmenkonto und Privatkonto vermischt — zerstört die Nachvollziehbarkeit der reportable transactions.
- Deutschen Wohnsitz ignoriert und die LLC für "steuerfrei" gehalten — das teuerste Missverständnis von allen.
Zusätzliche Fragen
Muss ich auf einer US-LLC-Rechnung an einen deutschen Privatkunden Umsatzsteuer ausweisen? Bei digitalen Dienstleistungen an EU-Privatpersonen liegt der Leistungsort am Wohnsitz des Kunden, also in Deutschland — es fällt deutsche Umsatzsteuer an, die du über den Non-Union-OSS meldest. Als Nicht-EU-Anbieter gilt für dich keine 10.000-Euro-Freigrenze; die Registrierungspflicht kann schon beim ersten Verkauf greifen. Kläre das vor dem ersten B2C-Verkauf mit einem Steuerberater.
Brauche ich eine EIN, um überhaupt Rechnungen schreiben zu können? Rein für das Ausstellen einer Rechnung ist keine EIN zwingend. Du brauchst die EIN aber ohnehin für praktisch alles Wichtige — Firmenkonto, Form 5472, Zahlungsdienstleister — und sie ersetzt auf der Rechnung deine private Social Security Number. In der Praxis führt für eine ernsthaft betriebene US-LLC kein Weg an der EIN vorbei.